Planet Pharma est l'une des filiales françaises du groupe Ubipharm SA, groupe leader dans la distribution de produits pharmaceutiques en Afrique et dans les DOM. Le groupe Ubipharm emploie un millier de personnes. Il est implanté dans une dizaine de pays.
Pour optimiser l’efficacité de son secrétariat juridique, en raison de l’apparition de nouveaux besoins (dématérialisation, contraintes de diffusion, contrôle de l’information juridique), le groupe Ubipharm choisit la solution Invoke Partner, en remplacement de la solution en place.
« Nous étions confrontés à des problèmes de performance, la maintenance n’était pas réceptive et la solution en place offrait peu de perspectives d’évolution » affirme Annick Blaise, Responsable Juridique chez Planet Pharma.
« La solution Invoke Partner a été retenue non seulement pour sa richesse fonctionnelle (suivi des titres, gouvernement d’entreprise, secrétariat juridique et nombreux états de restitutions standards…) mais également en raison de la capacité d’Invoke à se tenir à l’écoute de nos besoins avec des correspondants compétents et réceptifs. »
Enfin, « Invoke Partner est utilisé dans notre groupe en réseau sur plusieurs postes. Trois secrétaires juridiques peuvent travailler sur l’outil en même temps », ce qui permet de maximiser l’exploitation de la solution.
Le choix d’une solution fiable, polyvalente et évolutive
Grâce à un même outil, le gestionnaire couvre la majorité des problématiques administratives d’un grand groupe liées au suivi de l’actionnariat et à la planification d’évènements. Partner est un véritable trois-en-un en matière de Gestion des titres, Gouvernance d’entreprise et Secrétariat juridique, comme peut l’apprécier Annick Blaise :
« La fiabilité des écritures dans la base de données nous permet de sortir à la demande un état arrêté pour un actionnaire ou pour notre société holding. Nous pouvons suivre le cumul des mandats d’administrateurs et les conventions passées entre les sociétés du groupe.
Le logiciel permet de calculer automatiquement les plus ou moins values. Il nous fait également gagner beaucoup de temps pour le règlement des dividendes annuels.
En outre, le module de consultation Web des documents conforte notre politique de transparence sur les achats/ventes des actions vis-à-vis de nos associés en Afrique et dans les DOM. Grâce à Invoke Partner, nous voyons nos services auprès de nos clients africains, guyanais et guadeloupéens améliorés. »
Vers une optimisation maximale du secrétariat juridique
Le groupe Ubipharm SA a choisi de renouveler sa confiance et son partenariat avec la société Invoke en pilotant la réponse à un nouveau besoin : le vote électronique aux assemblées.
