Maisons & Cités SOGINORPA, premier bailleur régional du Nord-Pas-de-Calais, gère actuellement un parc de plus de 60 000 logements issus des compagnies minières de la région Nord-Pas-de-Calais. C'est aussi 31 administrateurs pour la holding, tête de groupe, et 300 actionnaires dans les filiales, avec lesquels correspondre.
Suite à un contrôle extérieur, Soginorpa s’est rendue à l’évidence : la société avait besoin d’une base de données accessible et fiable dans le cadre de ces contrôles, pour cesser de perdre du temps à rassembler des données éparpillées et hétérogènes.
« En 2008, il y a eu la volonté commune de la Direction et du Service Juridique d’adopter une solution pour centraliser les données. Il fallait instaurer et fiabiliser d’urgence la centralisation des actes juridiques, explique Joël Nébot, Responsable du pôle Juridique. Aujourd’hui, grâce à la Gestion Electronique des Documents (GED), intégrée dans le logiciel Partner, le pari est gagné. Les données juridiques sont centralisées et accessibles : c’est un vrai soulagement, un gain de clarté et de temps. »
La deuxième préoccupation majeure des dirigeants était de faciliter le suivi des augmentations de capital et la visibilité des liens capitalistiques entre les filiales.
Un gain de temps et de productivité permettant le respect des échéances
« Le classement n’était pas homogène, explique à son tour Mme Delaval, utilisatrice du logiciel Invoke Partner. Chacun gardait son propre classement. Ce n’était pas collaboratif. Il n’y avait pas de circulation de l’information sur le travail fait et pas de lien. Invoke Partner a changé tout cela.
L’année 2011 a vu l’échéance de renouvellement des mandats arriver. Ces tâches ont été exécutées sans peine car tout est prévu dans le logiciel et le système d’alerte intégrée a permis de travailler sereinement. »
Un choix unanime de la solution Invoke Partner
Le Service Informatique a été impliqué dans le projet dès le début. SOGINORPA a fait appel à un prestataire pour sélectionner les logiciels pouvant répondre aux besoins et contraintes de la société. Ensuite, les services concernés ont fait le choix d’adopter la solution Invoke Partner.
« Les droits d’accès des différents utilisateurs ont pu être ciblés et les mises à jour sont très simples. L’équipe d’Invoke est très réactive et très agréable. Il n’y a jamais de mauvaises surprises », expliquent Gaëtan Van Assche et Taïbi Chems-Eddin du Service Informatique, très satisfaits par la solution Invoke Partner.
Un partenariat durable
La préparation et la tenue des assemblées, qui comptent parmi les points forts du logiciel Invoke Partner, feront l’objet d’une formation additionnelle afin que l’équipe de SOGINORPA optimise l’usage de son outil de gouvernance, notamment en tirant pleinement profit des fonctions de publipostage et de préparation, tenue et suivi des assemblées.
En 2012, Mme Delaval compte améliorer encore son organisation grâce à Invoke Partner, en transmettant des éditions claires et synthétiques, demandées par la gouvernance.
