Fabien Guiomard, responsable normes et procédures comptables du groupe VICAT, a piloté la mise en place du projet ESEF au sein du Groupe. A l’issue d’un dépôt 2022 sans accroc auprès de l’AMF grâce à la solution Invoke ESEF, il revient sur le déroulé du projet, ses défis et ses principaux facteurs de succès.
Fort de son expérience au sein d’une practice Conseil chez Deloitte où il a eu l’occasion de se familiariser avec le sujet en amont, Fabien Guiomard prend en main le projet dès 2020. Il se plonge dans la compréhension de la taxonomie ESEF et produit une première analyse du mapping à implémenter sur la base des états financiers primaires des comptes 2019. La prochaine étape reste la mise en place du projet au sein du groupe pour la première remise obligatoire des comptes 2021, qui s’avérera une franche réussite en matière de conduite de projet.
Lancement du projet et choix du dispositif ESEF
Il a fallu dans un premier temps faire de la pédagogie et anticiper pour arriver à un consensus sur le dispositif le plus pertinent à mettre en place au sein de la direction financière, confie Fabien Guiomard
En amont du lancement du projet au printemps 2021, Fabien réunit la direction financière, l'équipe consolidation et les relations investisseurs autour du sujet afin que tous soient alignés sur l’orientation du projet et le dispositif à mettre en place au sein de la direction financière, en charge du pilotage du Document d’Enregistrement Universel. Se pose alors la question de trancher entre externaliser la production du DEU au format ESEF, se doter d’un outil XBRL en interne ou s’orienter vers la mise en place d’une solution de Disclosure Management.
Après de nombreux échanges en interne et afin de limiter les impacts de la nouvelle réglementation sur le processus en place, la réflexion s’oriente vers une externalisation de la production du DEU au format ESEF et aboutit à un appel d’offres « éditeur » qui permettrait de couvrir l’ensemble du besoin, en s’appuyant sur un partenaire technologique solide pour la partie taxonomie, tagging et production du document au format iXBRL.
L’appel d’offres est lancé en mai, avec un choix de prestataire dès le mois de septembre 2021. Vicat retient le duo Coté Corp, agence de communication financière, pour la partie édition/conseil, et Invoke pour la production de son DEU avec la solution Invoke ESEF.
L’équipe VICAT est désormais armée pour démarrer sereinement les travaux à la rentrée de septembre 2021, avec en première ligne de mire un dépôt à blanc à l’AMF début novembre.
Un process fluide et sans surprises
Notre principal objectif, que nous avons finalement tenu sans difficulté, était de réduire les risques au maximum et d’anticiper l’exercice, avec les auditeurs, de manière à éviter toute surprise et ne pas avoir à faire face à des arbitrages de dernière minute. Tout s’est bien déroulé, nous n’avons pas rencontré de points bloquants. La phase d’audit a été assez fluide et nous avons eu l’aval de l’AMF sur le dépôt à blanc dès début novembre.
La phase d’audit s’est déroulé en deux étapes : un premier audit du mapping ESEF des états financiers au format Excel, puis une seconde phase d’audit du taxonomy package issu de la solution Invoke ESEF (archive .zip au format ESEF pour le dépôt), après implémentation du mapping/tagging dans l’outil par les équipes Invoke.
En complément de l’archive du taxonomy package, le viewer Invoke, qui permet de naviguer dans le DEU au format iXBRL pour visualiser et contrôler le tagging, a été très utile dans la seconde phase d’audit, précise Fabien.
Les questions critiques ayant été traitées en amont lors de l’exercice à blanc, la production du Document d’Enregistrement Universel 2021 au format ESEF a pu ainsi se dérouler en toute sérénité, avec une publication des comptes conso le 15 février et un dépôt à l’AMF début mars 2022.
Le dépôt à l’AMF a été fluide et sans surprise. Nous avons tenu compte des commentaires des CAC et de l’AMF, et adapté à la marge notre tagging pour tenir compte de quelques spécificités sur les comptes 2021. Encore une fois, le maître mot de cette belle réussite reste l’anticipation, déclare Fabien.
Ergonomie, robustesse, auditabilité… et accompagnement métier de qualité
Un certain nombre de critères objectifs ont fait pencher rapidement la balance lors de la phase de sélection du partenaire qui accompagnerait la digitalisation du DEU Vicat au format ESEF.
La solution Invoke avait selon moi des arguments robustes et l’accompagnement proposé répondait parfaitement à nos attentes vis-à-vis de ce dispositif externalisé, déclare Fabien. La confiance dans l’interlocuteur Invoke et les équipes que nous avions face à nous a été déterminante dans notre choix. Il était primordial pour nous d’avoir un vrai relai, avec une connaissance métier solide, pour répondre à nos questions en matière de tagging.
L’outil en lui-même nous a convaincu bien sûr. Il m’a paru d’emblée très mature sur le sujet, complet et ergonomique.
Fabien confie que deux éléments-clés ont été également décisifs dans le choix d’Invoke ESEF : sa robustesse, avec les contrôles techniques AMF embarqués, et son haut niveau d’auditabilité. L’équipe VICAT avait sur ce dernier point consulté leurs commissaires aux comptes avant d’entériner leur choix de la solution.
Soutien et réactivité des équipes pour un exercice réussi
Très honnêtement, et je l’ai déjà dit aux équipes de Pierre Pottier, ce premier exercice a clairement été une réussite. Les relations ont été faciles, l’équipe Invoke a été extrêmement bienveillante et disponible pour répondre à toutes nos questions. Il y a eu de nombreux sujets d’échanges avec les CAC et l’AMF en novembre 2021, nos interlocuteurs ont toujours répondu présent. J’ai tout particulièrement apprécié le soutien et la réactivité d’Invoke.
Anticiper les prochaines étapes de macrobalisage des annexes et la digitalisation du reporting ESG
Il reste encore des positions de place à définir, notamment au niveau de la granularité du macrobalisage des annexes aux états financiers. Fabien Guiomard se déclare attentif aux travaux des groupes de travail XBRL France sur le sujet, afin d’anticiper les prochains défis. Il reste un peu de temps pour souffler avant la mise en place des nouvelles modalités du reporting ESG, l’entrée en application de la directive CSRD ayant été décalée d’un an, mais Fabien Guiomard a bien les sujets en ligne de mire à horizon 2024-2025.
J’ai bien conscience qu’il y aura un champ de balisage beaucoup plus étendu à implémenter avec la digitalisation de l’ESG. Il faudra encore une fois anticiper et bien mesurer les impacts sur notre organisation et nos process internes d’ici-là, conclut-il.
