Le GIE Amphithéâtre (ex Batigère Ressources) est une structure composée de SA d'HLM, de collecteurs et d'associations oeuvrant dans le domaine du logement social. Elle propose à ses membres et clients des prestations de services, notamment dans le domaine juridique. Cela représente environ 120 sociétés et 1 500 actionnaires.
Les valeurs qui réunissent les juristes sont l'engagement, l'anticipation, la recherche de la performance, la valorisation de l'humain et la coopération.
Le service juridique a décidé en 2010 d’abandonner son logiciel de gouvernance juridique d’alors, développé par une SSII, pour des questions de coûts et d’inconfort d’utilisation. Les besoins étaient de suivre l’actionnariat (versement des dividendes, IFU), de préparer et tenir les assemblées et les conseils d’administration, et de maintenir à jour les filiales et participations.
Le responsable du service informatique, Eric Policretti, connaissait déjà les solutions Invoke, dont le logiciel FAS Consolidation qui avait déjà été mis en place au sein de la société.
Les décideurs ont opté pour le logiciel Invoke Partner, convaincus par la technicité du produit et les connaissances métier des équipes Invoke.
Aujourd’hui, le logiciel est utilisé chaque jour par trois assistantes juridiques, tandis que les responsables juridiques et le service comptabilité profitent des éditions automatisées générées par le logiciel, notamment les fiches sociétés. Environ 1 500 personnes physiques et 120 sociétés sont référencées dans la base. Les temps de réponse sont quasi immédiats et les mises à jour des données facilitées. L’utilisation du logiciel est devenue le quotidien du service juridique.
Les plus du logiciel Invoke Partner
« Bien sûr, Invoke Partner a remplacé les nombreux fichiers bureautiques dispersés sur les différents postes de travail, déclare Annick Piquée, utilisatrice quotidienne. Le temps passé pour le traitement du versement des dividendes est divisé par cinq, et il est divisé par dix pour les IFU, désormais renseignés automatiquement.
Sécurité et rapidité sont les deux apports principaux, déclare-t-elle. Avant, nous n’étions jamais à l’abri d’une erreur car il fallait chiffrer manuellement le montant des dividendes. Alors que je m’y prenais trois semaines à l’avance pour les IFU, je sais qu’à présent une dizaine de minutes vont me suffire.
D’autre part, les éditions sont vraiment appréciées. Elles servent dans le service et en dehors. Elles sont très demandées, la fiche société en particulier.
Autre avantage : la gestion des droits de vote aux assemblées offre un vrai gain de temps car Invoke Partner permet de paramétrer le nombre de droits de vote associé aux actions. La feuille de présence est donc parfaitement juste.
Les mandats sont eux aussi mis à jour dans le logiciel et la base est actualisée continuellement.
L’information contenue dans le logiciel Invoke Partner est toujours correcte et fiable. »
La nouvelle version vue par les utilisatrices
« L’environnement de travail de la nouvelle version Invoke Partner 3 est attractive, on a envie de travailler sur le logiciel. Il est convivial, coloré, agréable à l’usage. L’ergonomie a été retravaillée pour permettre un meilleur accès aux fonctions principales. Les options de recherche et d’alertes sont plus nombreuses, et très pratiques.
De plus, les éditions réalisées grâce au logiciel Invoke Partner mettent en valeur notre travail : par exemple, la fiche société donnée au service comptabilité pour faire le point sur les filiales et participations, est esthétique, complète et conforme aux attentes. »
Et le service d’accompagnement ?
Le service d’accompagnement est encore une fois mis en avant par les utilisateurs d’Invoke Partner : la hotline est disponible et efficace, et la maintenance réglementaire ou évolutive est effectuée en quelques minutes.
« Il y a toujours autant d’écoute, de réactivité et de respect de la part d’Invoke », conclut Annick Piquée.
