Témoignage Vinci Holding

Le groupe VINCI emploie aujourd’hui près de 180 000 collaborateurs dans une centaine de pays et consolide 2365 entités dans le groupe. Dominique Randuineau, Responsable des études et développements, revient sur le choix, la mise en place et l’utilisation du logiciel Invoke FAS Consolidation au sein de Vinci Holding.

  • BTP - Immobilier
  • Reporting
  • IFRS
Ce que j'apprécie tout particulièrement chez les consultants Invoke, c'est leur double profil technique et métier.
Dominique Randuineau
Responsable des études et développements

Dès 2005, la holding du groupe entreprend de moderniser son reporting en implémentant les nouvelles normes comptables européennes IFRS, tout en conservant les acquis de son système en place. Dans cette optique, le groupe fait le choix de la solution Invoke FAS pour la production de son reporting comptable, en complément du renouvellement de son outil comptable.

Pourquoi Invoke FAS ?

Une problématique d’automatisation du reporting existant

Au-delà de la mise en place d’un outil capable de produire l’information selon un double référentiel directement intégré à l’outil comptable (norme française et norme IFRS), nous souhaitions également automatiser notre reporting comptable existant qui se composait d’à peu près 70 classeurs Excel répartis au petit bonheur la chance sur le réseau ou les disques durs locaux des utilisateurs... 

D’où un risque important pour l’entreprise. Le fait de pouvoir reprendre les fichiers Excel existants dans Invoke  FAS a été un atout de taille. Nous avons pu capitaliser sur la présentation Excel de ces reporting : il ne restait qu’à paramétrer les cellules pour alimenter en automatique ces tableaux à partir des informations issues du logiciel de comptabilité.

Avant tout, le choix des utilisateurs

"L’objectif premier était de trouver un outil de reporting comptable suffisamment orienté utilisateur pour que l’équipe comptable puisse facilement se l’approprier. C’est pourquoi nous avons écarté d’office les outils classiques de Business Intelligence car ils s’adressent plutôt à une cible d’informaticiens : les utilisateurs finaux n’ont pas facilement la main sur les états et sur leur fabrication."

"Nous avons organisé des ateliers avec les utilisateurs, ils ont « fait joujou » avec plusieurs solutions, ils ont pris des notes et ont aussitôt adopté la solution d’Invoke."

"Dès sa première démonstration, le logiciel Invoke FAS a en effet beaucoup plu aux utilisateurs car il « parlait vraiment comptabilité », par opposition aux autres outils en lice qui leur apparaissaient plus être des « requêteurs », sans affinité particulière avec leur métier. Avec Invoke FAS, ils ont tout de suite retrouvé les notions de PCG, d’axes analytiques, de tiers, etc. Autant de termes et de notions qui leur étaient familiers."

"Autre élément qui a énormément plu dans la solution : la puissance de la traçabilité fournie par le logiciel. A tel point que les utilisateurs ont choisi dès le départ de ne pas utiliser le module dédié du logiciel comptable pour la partie bilan, mais d’utiliser directement Invoke FAS."

Le processus de production des plaquettes comptables

Alimentation des données et gestion des référentiels

Une option d’alimentation vers Invoke FAS a été ajoutée au menu du logiciel comptable, de manière à basculer l’ensemble des écritures d’un exercice en cours pour une société comptable donnée. 

En sus des écritures d’une société, tous les référentiels comptables nécessaires sont importés dans Invoke FAS en mode « annule et remplace » (les tiers comptables, les axes analytiques, les devises, le PCG, etc.). Ainsi, à chaque import de données, nous sommes assurés que tous les référentiels sont également mis à jour.

Traçabilité et performance pour un meilleur Fast Close

"Pour alimenter Invoke FAS, nous avons choisi la granularité d’information la plus fine possible, à savoir l’écriture comptable. Et je précise que nous avons une comptabilité en French / IFRS et que nous l’avons en détails... Je pense que peu de sociétés peuvent en dire autant !"

"Grâce à la traçabilité accessible à partir de chaque cellule de rapport dans Invoke FAS, l’utilisateur peut remonter jusqu’à la pièce comptable concernée lorsqu’un montant le surprend. S’il détecte une erreur, il corrige alors la donnée incriminée à la source, dans l’outil comptable et relance l’interface avec Invoke FAS."

"Compte tenu du niveau de détail des informations basculées dans Invoke FAS, les temps de réponse sont satisfaisants. Invoke a toujours su respecter les contraintes de performance que nous lui avons imposées. C’est un point très important pour nous car nous ne sommes pas dans une logique de rafraîchissement des données pendant la nuit. En période de clôture des comptes, nous lançons une bonne quinzaine d’interfaces dans la journée!"

Plusieurs équipes impliquées en mode collaboratif

"Depuis de nombreuses années, Vinci fait un bilan trimestriel, même si seuls les bilans de juin et de décembre sont publiés. La soixantaine d’états que comporte notre reporting comptable trimestriel s’adresse à différents destinataires : au service comptable pour les contrôles et analyses en interne, à la direction des budgets et au service de consolidation."

"Tous les membres du service comptabilité utilisent le logiciel Invoke FAS pour la restitution des états de reporting. Suivant les compétences, certaines personnes paramètrent leurs propres tableaux personnalisés. Une personne de la hotline est chargée de maintenir les états référencés dans la plaquette et de les mettre à jour en fonction des évolutions des référentiels comptables." 

Des concepts innovants de paramétrage des états

"Certains états de reporting sont très complexes. Aujourd’hui, tous les rapports ont été optimisés et configurés grâce à la nouvelle approche de paramétrage par gestion d’arborescences, basée sur les concepts du standard XBRL."

Axe de progression : élargir le périmètre d’utilisation

Plus d’utilisateurs autonomes

"Il est à mes yeux très important que l’outil de reporting comptable continue à être utilisé et à produire des reporting de qualité. Pour moi, le point de progression est clairement là : je souhaite que de plus en plus d’utilisateurs soient autonomes sur le logiciel. Idéalement, il faudrait qu’ils aient tous le réflexe de s’en servir comme d’un outil de travail de type Excel par exemple, afin d’exploiter facilement les données comptables, que ce soit ponctuellement ou de manière récurrente. Nous avons d’ailleurs fait récemment une demande de formation à Invoke pour élargir le périmètre d’utilisation d’Invoke FAS."

Une fenêtre de visibilité en mode Web

"Dans la même optique, j’espère que nous implémenterons le module Web d’Invoke FAS cette année. Cela nous permettra d’ouvrir une fenêtre de visibilité sur le reporting comptable et d’élargir le spectre des utilisateurs. Je pense notamment au service Consolidation qui pourra découvrir les atouts de l’application via une simple URL."

Un accompagnement particulièrement apprécié

"Ce que je pense des services d’accompagnement ? J’en pense beaucoup de bien ! Entre client et fournisseur, une fois le contrat signé, il faut généralement  vivre avec son choix et assumer la relation, même si elle n’est pas de qualité... Ce n’est pas le cas avec Invoke !"

"La hotline est réactive. Nous avons au bout du fil des personnes compétentes qui n’oublient pas un problème, qui le traitent et en général rapidement."

"Quant aux consultants, nous sommes très contents de ceux qui sont intervenus chez nous. Aujourd’hui, ils connaissent parfaitement notre problématique, ils connaissent les utilisateurs... c’est un aspect important de la relation." 

"Ce que je retiens et apprécie plus particulièrement chez les consultants Invoke, c’est leur double profil : ils sont bien sûr compétents sur l’outil FAS et maîtrisent les accotés techniques et informatiques, mais ils sont aussi de très bon niveau pour discuter métier. Je me souviens de consultants en 2006 qui ont eu des débats avec les directeurs des budgets de consolidation sur des problématiques de flux IFRS... C’est très appréciable de pouvoir avoir une réponse métier en oubliant les aspects techniques. C’est une valeur ajoutée qui nous plaît beaucoup."